Références
Développer l’impact d’un réseau scientifique international à travers l’organisation d’un colloque régional
- En réponse à la pandémie de Covid-19 en 2020, un réseau international a été mis en place, regroupant les laboratoires de 13 pays africains. Ce réseau visait à renforcer les capacités en séquençage génomique et en surveillance des épidémies sur le continent. Quatre ans après sa création, le besoin d’une rencontre en présentiel s’est fait sentir pour partager les expériences, établir un dialogue approfondi sur le renforcement génomique face aux maladies infectieuses émergentes, et discuter des modalités de pérennisation du réseau.
- L’organisme de recherche nous a confié l’organisation de cette première rencontre en présentiel, un événement crucial pour le futur de la coopération scientifique dans la région.
Communication et coordination
Nous avons géré l’ensemble des communications avec les participants, incluant les invitations, les modalités de prise en charge, les réservations d’hébergement, la collecte des biographies et présentations des intervenants, ainsi que la satisfaction post-événement. Nous avons aussi assuré l’envoi des remerciements et des attestations de présence.
Logistique et gestion de l'événement
Nous avons identifié et négocié le lieu de l’événement, géré les hébergements et la restauration, et mis à disposition des navettes pour le transport des participants entre l’aéroport et l’hôtel.
Sélection et gestion des prestataires techniques
Nous avons sélectionné les traducteurs, photographes, vidéastes, ainsi que le personnel pour la retransmission en direct, et avons assuré la mise en place du matériel audiovisuel nécessaire.
Supports de communication
Nous avons créé et diffusé l’ensemble des supports de communication, aussi bien online qu’offline, pour garantir une couverture maximale de l’événement.
- Participation active : Le colloque a réuni 120 participants en présentiel, avec plus de 20 participants en ligne, représentant 15 pays d’Afrique et d’Europe.
- Documentation et valorisation : Un replay des deux jours de l’événement a été réalisé et envoyé à l’unité de gestion du projet. De plus, un film récapitulatif de 5 minutes a été produit pour immortaliser les moments forts du colloque.
